Suas reuniões são produtivas?

Uma reunião produtiva é uma ferramenta de gestão útil para enfrentar desafios.

Para que a liderança seja eficaz é importante focar nas habilidades humanas.

Um bom líder deve ser integrador e conseguir ser sensível as necessidades individuais de cada membro da equipe.

Em uma reunião produtiva as iniciativas individuais são alinhadas e somadas para se obter o resultado esperado.

Como podemos saber se nossas reuniões são de fato produtivas?

O especialista em gestão estratégica de negócio, Sandro Maurício Borba de Souza, apresenta uma metodologia para reuniões que pretende facilitar a comunicação eficiente com equipes.

No trabalho que publicou no livro “Liberte seu poder 360”, ele destaca cinco pontos que devem estar presentes em reuniões produtivas para liderança de equipes:

  • Frequência: Sandro aconselha criar “uma rotina de reuniões sistemática com a presença de todos da equipe”. E além de definir a periodicidade dos encontros e agendar previamente, ele destaca que é importante também se atentar a quantidade de participantes, sendo o ideal de sete a dez pessoas, para não ficarem dispersos. Outra dica que o autor dá é ficar atento e identificar “como está o alinhamento dos colaboradores para adequar o intervalo entre reuniões”.
  • Objetividade: Souza considera a objetividade o ponto principal nas reuniões produtivas. Para tanto, ele afirma que “o planejamento deve ser executado visando definir os temas da pauta.” E sugere “um número mínimo de temas para o encontro”. Ele indica que os assuntos devem ser divulgados previamente para todos os participantes, além de terem uma duração definida. Acrescenta também, que para economizar tempo e familiarizar todos com os temas que serão abordados “devem-se formalizar na convocação as tarefas prévias para serem realizadas pelos participantes e trazidas para apresentar no encontro.” E para finalizar esse tópico, o autor chama a atenção para a importância do objetivo da reunião. Sua definição e destaque na convocação e durante a reunião.
  • Registro:  A sugestão é optar pela “forma mais simples e mais visual possível” ao escolher a maneira como pretende registrar as reuniões. Sandro ressalta: “o mais importante, contudo, independente da forma, é fazer o registro ao longo das reuniões com todos.” Para que esses registros sejam lembrados nos próximos encontros e sirvam como base para acompanhamento de ações.
  • Responsáveis: Uma boa prática quando o gestor delega funções e envolver cada membro da equipe e comprometer cada um nas execuções das ações propostas.  Empoderar a equipe resultará em melhores resultados. Sobre definição de responsável, Souza afirma que “devemos ver as ações pelo aspecto de complexidade e competência necessária”. E conclui: “quanto a competência de quem será comprometido com a ação, o gerente deve, antes de decidir, observar o seu nível de maturidade para assumir o desafio.” Pois, isso influenciará a quantidade de autonomia que ele terá e de controle necessário pelo gerente.
  • Acompanhamento: Como já foi dito, os registros de reuniões anteriores contribuem para conduzir novas reuniões. Nesse tópico Sandro ressalta a importância do responsável atualizar cada ação para todos do grupo. E afirma: “o líder fica com o papel de controlar o tempo de cada responsável, orientando a objetividade com o resultado esperado e também atuando como mediador das discussões do grupo. ” Ele acredita também que todas as ideias dos participantes devem ser ouvidas e valorizadas. E conclui dizendo que o exemplo do líder influencia as atitudes do grupo.

Reflita! Ao conduzir uma reunião você se atenta a esses passos?

Se a resposta a esta pergunta for não, te desafio a  experimentar essa metodologia!

Seguindo essas dicas e se preocupando em focar nas suas habilidades humanas como líder, tenho certeza que você conseguirá otimizar resultados.

Pense nisso!

Um grande abraço!

Referência: SOUZA, Sandro Maurício Borba de. O poder das reuniões produtivas para liderança de equipes. In: ROMA, Andréia. MORAIS, Patrícia. Liberte seu poder 360 graus: transforme todas as áreas da sua vida. São Paulo: Editora Leader, 2018.